“Nosso objetivo com essa solução é ir além de apenas digitalizar documentos, o verdadeiro avanço é fazer com que o processo administrativo já nasça digital. Quando isso acontece, todo o histórico da tramitação fica registrado desde a origem, trazendo mais agilidade, rastreabilidade e transparência para a gestão pública, além de eliminar etapas presenciais para o cidadão”, afirma Cesar Hebling, porta-voz da OM30.
Um dos primeiros exemplos dessa aplicação está em Mauá (SP), onde a prefeitura está concluindo a implantação do protocolo eletrônico para digitalizar o processo de concessão dos boxes do Shopping Popular. Atualmente, o espaço conta com 286 boxes, dos quais 129 estão ocupados, e a iniciativa integra um conjunto de ações da Secretaria de Desenvolvimento Econômico para ampliar a ocupação do empreendimento e fortalecer o empreendedorismo local.
Na prática, o processo de concessão deixa de depender de uma sequência de atendimentos presenciais. Hoje, o edital permanece aberto continuamente, mas os interessados precisam comparecer à Secretaria de Desenvolvimento Econômico para entregar documentos originais e cópias, aguardar a análise da documentação e, posteriormente, retornar ao órgão para assinar diversas vias físicas do Termo de Permissão de Uso e do regulamento. Em uma etapa seguinte, ainda é necessário formalizar presencialmente o contrato de aluguel com a administradora do Shopping Popular.
Com a nova plataforma, todo esse fluxo passa a ocorrer em ambiente digital. O empreendedor acessa o portal da Prefeitura, realiza o cadastro, preenche o formulário eletrônico, anexa a documentação exigida e seleciona o box de interesse. A partir daí, toda a tramitação acontece pelo sistema: o acompanhamento do processo é feito online, com notificações automáticas por e-mail a cada mudança de status, e, após a aprovação, os documentos são disponibilizados para assinatura eletrônica, eliminando a impressão de múltiplas vias e reduzindo significativamente o tempo de tramitação.
Para Hebling, o caso de Mauá demonstra um modelo que pode ser replicado em diferentes áreas da administração pública. “O processo de concessão de boxes é apenas um exemplo. A mesma lógica pode ser aplicada a solicitações de alvarás, requerimentos, licenciamentos, protocolos internos e diversos outros serviços municipais. A inovação está justamente em transformar um procedimento que antes dependia de atendimento presencial e papel em uma jornada totalmente digital.”
A funcionalidade faz parte do escopo do Doc+ Simples, solução de gestão documental da OM30, que contempla todo o ciclo de vida do processo administrativo. Além da digitalização de acervos e documentos, a plataforma permite que os processos sejam criados eletronicamente, tramitem entre diferentes setores, registrem todas as interações, mantenham controle de prazos, níveis de acesso e histórico das movimentações, fortalecendo a governança documental e a transparência da administração pública.
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