Veja sete dicas práticas de Gabriel Capano, da HubCount, para adotar a inteligência artificial com segurança, controlar acessos e proteger informações confidenciais
A inteligência artificial já faz parte da rotina de muitos profissionais que utilizam ferramentas para resumir documentos, analisar planilhas, elaborar relatórios e automatizar tarefas. O risco aparece quando essas atividades são realizadas sem regras de segurança, levando colaboradores a inserir informações confidenciais em plataformas que não foram avaliadas ou autorizadas pela empresa.
O problema pode atingir organizações de qualquer setor. Escritórios contábeis, por exemplo, lidam com dados fiscais, financeiros, bancários e trabalhistas de diversas empresas e pessoas físicas. Ao copiar uma folha de pagamento, um contrato ou um relatório financeiro para uma ferramenta de IA, o profissional pode expor informações sem conhecer as condições de armazenamento, acesso e tratamento dos dados.
“O problema não é utilizar inteligência artificial, mas permitir que cada colaborador decida sozinho quais ferramentas usar e quais informações compartilhar. Sem regras claras, uma iniciativa para ganhar produtividade pode criar um risco de segurança para a empresa e seus clientes”, afirma Gabriel Capano, CEO da HubCount.
O envio de informações a uma ferramenta de IA não significa necessariamente que elas se tornarão públicas ou serão utilizadas para treinar o modelo. Isso depende do serviço, das configurações e das condições contratadas. Ainda assim, as empresas precisam avaliar como os dados são tratados e estabelecer limites para seu compartilhamento.
Veja sete dicas práticas de Gabriel Capano que toda empresa pode usar
1. Escolha ferramentas confiáveis e autorizadas
Antes de liberar o uso de uma solução de IA, avalie o fornecedor, as condições de privacidade, o armazenamento das informações e as opções de segurança. Sempre que possível, priorize versões corporativas com controles administrativos e condições contratuais adequadas. Uma ferramenta popular não é necessariamente a mais segura para uso profissional.
2. Crie uma política clara de uso
Defina quais ferramentas estão autorizadas, que tipos de informação podem ser inseridos e quais atividades exigem revisão humana. As regras devem trazer exemplos práticos, como a proibição de compartilhar contratos confidenciais, dados bancários ou folhas de pagamento em plataformas não aprovadas.
3. Bloqueie sites e aplicativos de risco
Utilize recursos de segurança para restringir o acesso a sites maliciosos, ferramentas não autorizadas e serviços identificados como suspeitos. Considere também aplicativos instalados e extensões de navegador. O bloqueio deve fazer parte de uma estratégia mais ampla de proteção, que inclua monitoramento e orientação aos colaboradores.
4. Limite o acesso às informações
Cada profissional deve acessar apenas os dados necessários para realizar seu trabalho. Revise as permissões de sistemas, pastas compartilhadas e plataformas corporativas, principalmente quando houver mudanças de função ou desligamentos. Quanto menor a exposição desnecessária de informações, menor a possibilidade de uso indevido.
5. Treine a equipe continuamente
Oriente os colaboradores a reconhecer informações confidenciais, evitar o compartilhamento desnecessário de dados identificáveis e conferir os resultados produzidos pela IA. Os treinamentos também devem abordar links suspeitos, tentativas de fraude e procedimentos para comunicar possíveis incidentes.
“O treinamento precisa fazer parte da rotina. O colaborador deve saber o que pode inserir em uma ferramenta de IA, como verificar o resultado e a quem recorrer quando tiver dúvidas. O objetivo não é impedir o uso da tecnologia, mas permitir que ela seja utilizada com produtividade e responsabilidade”, destaca Capano.
6. Acompanhe o uso e corrija falhas
Defina responsáveis pela governança da IA e estabeleça procedimentos para verificar o cumprimento das regras, revisar acessos e avaliar incidentes. Registros de acesso e alertas de segurança podem ajudar a identificar comportamentos de risco, desde que utilizados de acordo com a legislação e respeitando a privacidade dos profissionais.
7. Organize os dados e revise os processos
Informações dispersas em planilhas, arquivos e sistemas dificultam o controle de acessos e aumentam o trabalho manual. Sistemas de gestão e ferramentas de Business Intelligence (BI) podem ajudar a centralizar dados, padronizar indicadores e organizar permissões, conforme os recursos disponíveis. A empresa deve revisar periodicamente os controles e atualizar as orientações à medida que as tecnologias evoluem.
Soluções como o HubCount BI podem apoiar a organização e a visualização de dados financeiros e operacionais. A tecnologia, porém, não substitui políticas de segurança nem garante, isoladamente, a proteção das informações.
Segurança não precisa frear a produtividade
A adoção de controles não significa abrir mão dos benefícios da inteligência artificial. A tecnologia pode acelerar tarefas repetitivas, apoiar a análise de documentos e liberar tempo para atividades que exigem conhecimento profissional e tomada de decisão.
A proteção das informações também está relacionada à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que prevê medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais. Por isso, empresas que utilizam IA precisam combinar a avaliação das ferramentas, regras internas, controle de acessos e capacitação das equipes.
“Não basta disponibilizar ferramentas de inteligência artificial e esperar que cada profissional saiba como utilizá-las com segurança. É preciso combinar tecnologia, processos e pessoas para aproveitar os ganhos de produtividade sem descuidar das informações da empresa e de seus clientes”, conclui Capano.